1. Quoi ? Quel est mon projet ?

Que voulez-vous faire ? Quel est le cœur de votre projet ? Bien évidemment, un projet peut concerner plusieurs domaines. Il vous faut définir clairement vos objectifs.

Intéressez-vous ensuite aux projets similaires au vôtre.

Deux raisons à cela :

• proposer un projet original et/ou innovant. En effet, les financeurs sont tous sensibles à la nouveauté, à l’expérimentation.
• bénéficier de l’expérience des autres. Vous éviterez bien des galères en apprenant des erreurs des autres.

2. Pourquoi ?

C’est la question essentielle, car elle implique votre motivation. C’est à partir d’elle que l’on va évaluer votre projet. En résumé, plus vous serez motivé, plus vous aurez des chances de réussir !

• Pourquoi avoir choisi ce projet ?
• D’où vous vient cette idée ?
• Quelles sont vos motivations ?

3. Pour qui ? A qui profitera votre action ?

Bien sûr, vous faites ce projet en partie pour vous, parce que vous en tirerez un intérêt personnel, qu’il part d’une envie individuelle ou collective.

Mais n’oubliez pas que d’autres personnes peuvent bénéficier de votre action. D’ailleurs, cette question vous sera régulièrement posée. Les financeurs voudront voir l’intérêt qu’ils ont à vous aider, en termes de retombées sur l’université, la région, l’international…

4. Qui ? Qui êtes-vous ?

Allez-vous porter le projet : seul ou en équipe ? Déterminer également vos points faibles et vos points forts par rapport à la réalisation de votre projet.

5. Où ? Quelle est la portée géographique de votre projet ?

Votre projet a-t-il une dimension : locale, départementale, régionale, nationale, européenne, internationale ?
Quel est le lieu retenu à ce jour pour sa réalisation ? Pourquoi ce choix ?

Il est utile de situer l’espace géographique de réalisation du projet pour déterminer les structures et les partenaires pouvant vous aider et/ou vous financer. Il informe aussi sur son importance et sa durée car un projet à l’échelle internationale demande souvent plus de moyens financiers, plus de temps et plus de travail qu’un projet à l’échelle nationale ou locale.

6. Quand ? Quelle durée ?

L’initiative que vous proposez est-elle ponctuelle ou prévue pour durer ?

S’il s’agit d’un évènement ponctuel, réfléchissez bien au moment le plus opportun pour le réaliser. Pensez aussi à la possibilité de vous associer à des événements déjà existants.

7. De combien de temps disposez-vous pour mener à bien votre projet ?

Situez votre projet dans le temps, pour vous et vos partenaires, en définissant bien les différentes étapes de réalisation et en fixant des "dates butoirs" pour chacune d’elles. Vous pouvez rédiger un calendrier prévisionnel décrivant les phases successives de l’avancée de votre projet.

Conseils : deux types de dates sont essentielles et à respecter dans tous les cas : les dates de dépôt des dossiers et de restitutions. Vous pouvez construire votre planning en vous appuyant sur ces dates.

8. Evaluer la faisabilité de son projet !

Répondre à l’ensemble de ces questions va vous permettre d’évaluer la faisabilité de votre projet. Celle-ci repose sur :

• la motivation des porteurs du projet
• les possibilités de partenariat
• la capacité du projet à rassembler des moyens humains, matériels et financiers
• le temps

Le tableau suivant présente le déroulement habituel des projets structurants à UTLN. Cela ne s’appliquera pas nécessairement à tous les projets.

(cliquez sur l’image pour ouvrir le PDF)

Le niveau opérationnel : les moyens humains, matériels, financiers, organisationnels ; les activités et les résultats directs de ses activités.

Le niveau stratégique : l’objectif du projet, les résultats intermédiaires et finaux, les hypothèses qui sous-tendent la stratégie du projet.

Le contexte : les acteurs clés – impliqués directement ou indirectement dans le projet ; le contexte dans ses différentes dimensions sociales, économiques, politiques, environnementales qui peuvent influer positivement ou négativement sur le projet et/ou les acteurs.

Le découpage du projet en « work package » (WP) est un classique des projets européens. Il s’agit tout simplement de découper son projet en quelques grandes activités.

Le découpage en Work Packages permet :

• De répartir la charge de travail entre les partenaires du projet. Vous pouvez désigner des « Work Packages leader » (WP leader) qui auront la responsabilité de la bonne mise en œuvre de leur WP, déchargeant ainsi le coordinateur du projet de cette mission.

• De définir précisément qui travaille sur quoi au sein du projet, quelle est la contribution de chaque partenaire.

• De suivre plus finement les dépenses réalisées par chaque partenaire du projet. En effet, dans la candidature, il faudrait avoir défini pour chaque partenaire dans quel WP il va travailler, et sous quelle forme (temps de travail, frais de déplacements, prestations externes...). Cela vous permettra de bien planifier le projet, pour vérifier que vous n’avez rien oublié (par exemple des réunions) et d’ajuster éventuellement vos dépenses prévisionnelles globales.

• De clarifier ce que vous attendez concrètement de votre projet, à travers les livrables définis pour chaque WP.
  Vous devez définir précisément les actions du projet et les détailler dans votre proposition. C’est sur cela que le financeur et ses évaluateurs vont se baser pour décider de financer ou non votre projet. Pour se faire, vous devez décliner l’objectif principal de votre projet en sous-objectifs. Il est très fortement recommandé de regrouper les activités en Work Packages. En règle générale, un objectif spécifique = un Work Package. Une fois ce découpage fait, vous devez associer à chaque Work Package au moins un livrable et un jalon.

Pour plus d’informations sur les Work Packages : Work packages and deliverables

Il s’agit tout simplement de dire ce que vous allez concrètement produire comme résultat pour chaque WP.

Cela permet :

• D’affiner votre budget prévisionnel en dépenses. Ainsi, si vous pensez que vous allez faire 2 réunions de consortium par an, vous pouvez budgéter les dépenses nécessaires en conséquence dans le WP Gestion de projet : frais de déplacement pour chaque partenaire, frais de logistique (location de salle ?), frais de bouche, interprétariat, …

• De clarifier ce qu’apporte le projet : que restera-t-il après la fin du projet ? Quels seront les « produits » que vous pourrez montrer ? Comment pourrez-vous « justifier » l’utilisation des fonds européens ?

Le jalon (ou milestone) est un point d’arrêt dans le processus permettant le suivi du projet. C’est l’occasion pour l’équipe de faire un bilan intermédiaire, de valider une étape, des documents ou d’autres livrables, puis de reprendre le dérouler des travaux.